Microsoft Sharepoint – Envios externos para bibliotecas
O SharePoint é uma plataforma poderosa para gerenciamento de conteúdo e colaboração em equipe, permitindo que as empresas armazenem e compartilhem informações importantes. No entanto, muitas vezes é necessário compartilhar informações com partes externas, como clientes, parceiros de negócios ou fornecedores. Para fazer isso com segurança, as empresas podem usar a nova funcionalidade do SharePoint: solicitações externas de arquivos para bibliotecas de documentos.
Solicitações externas de arquivos para bibliotecas de documentos do SharePoint se referem a um recurso que permite que os usuários solicitem arquivos armazenados em uma biblioteca de documentos do SharePoint de pessoas fora de sua organização sem ter que conceder acesso ao site do SharePoint ou à biblioteca de documentos em si.
(Selecionar a pasta na qual deseja que o arquivo seja inserido, em seguida, buscar o submenu nos três pontinhos e “solicitar arquivos)
(Imagem do envio de requerimento para documentos no SharePoint)
Este recurso é particularmente útil ao compartilhar documentos confidenciais com partes externas que não têm acesso ao site do SharePoint, pois elimina a necessidade de criar contas de usuário separadas ou fornecer acesso direto à biblioteca de documentos.
(Imagem exemplificando o envio do arquivo para usuário externo)
Para usar solicitações externas de arquivos, os usuários podem criar um link compartilhável para um arquivo ou pasta específica dentro da biblioteca de documentos do SharePoint e enviá-lo para destinatários externos. O destinatário externo pode então usar o link para solicitar acesso ao arquivo ou pasta, e o proprietário da biblioteca de documentos poderá aprovar ou negar a solicitação. Solicitações externas de arquivos são uma maneira conveniente e segura de compartilhar documentos com partes externas sem comprometer a segurança da biblioteca de documentos do SharePoint ou dados da organização.
Em resumo, essa ferramenta surge para facilitar processos, bem como dar maior segurança aos arquivos privados da empresa, além da facilidade de combiná-la com outros sites como e-mails, redes sociais e até mesmo pelo celular. É uma solução eficaz para aumentar a colaboração, a produtividade e a eficiência, melhorando o fluxo de trabalho e a comunicação com as partes externas.
